Einzelhändler benötigen für ihr Tagesgeschäft nicht einfach nur irgendeine Kasse, in der sie ihre Einnahmen aufbewahren können, sondern ein rechtssicheres System, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Dabei kommt es vor allem darauf an, die Vorschriften der Finanzbehörden einzuhalten, insbesondere die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
Wichtig bei der Arbeit mit der Kasse sind beispielsweise :
- die Belegausgabepflicht für jeden Verkauf,
- die Installation technischer Sicherheitseinrichtungen
- und die Meldung der Inbetriebnahme an das Finanzamt!
Doch welche Kassensysteme gibt es überhaupt und wie geeignet sind sie?
Offene Ladenkassen
Die offenen Ladenkassen sind der Klassiker in jedem Einzelhandel. Leider entsprechen Sie aber nicht den aktuellen gesetzlichen Anforderung wie beispielsweise der KassenSichV. Bei den offenen Ladenkassen handelt es sich um einfache Barkassen ohne technische Ausstattung. Dies kann eine Geldkassette sein oder eine Schublade oder Schachtel.
Das Problem bei einer solchen Kasse ist der Nachweis, dass hier wirklich alle Einnahmen den Weg in die Kasse gefunden haben. Zu so einer Kasse muss ein Kassenbuch geführt werden, das täglich alle Einnahmen und Ausgaben auflistet (nach § 146 Abs. Satz 2 AO).
Allerdings kommt es hierbei bei Kassenprüfungen immer wieder zu Problemen, denn theoretisch sind Barkassen ideal für Steuerhinterzieher. Daher müssen solche Kassen auch ausgetauscht werden, besonders, wenn sie nicht mit der erforderlichen technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nachgerüstet werden können. Und das ist bei einer Geldkassette oder einer Schachtel der Fall. Das Gesetz sieht hier noch eine Übergangsfrist bis Ende 2022 vor. Ob diese im Einzelfall zutrifft, muss geprüft werden.
Elektronische Registrierkassen
Eine solche Registrierkasse wird auch als Kassenterminal bezeichnet. Mit ihr lassen sich die Bargeldumsätze jedes Einkaufs erfassen und die vorgeschriebenen Belege ausdrucken. Diese Kassen sind den PC-Kassen sehr ähnlich. Oft haben sie auch eine automatische Wechselgeldrückgabe.
Die elektronischen Registrierkassen sind technisch etwas besser als die offenen Ladenkassen, sind aber dennoch im Fokus der Finanzbehörden, da sie manipulierbar sind und ebenfalls Steuerhinterziehungen ermöglichen. Hier wird großen Wert darauf gelegt, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) eingehalten werden.
PC Kassen
Die PC-Kassen sind den elektronischen Registrierkassen sehr ähnlich. Der Hauptunterschied besteht darin, dass die PC-Kasse über ein gängiges Betriebssystem funktioniert, während die Registrierkasse ein eigenes System nutzt. Zudem kann die PC-Kasse die Daten entweder intern (auf einem Datenträger) speichern oder extern (im Zentralcomputer oder einem anderen externen Archiv).
Die Registrierkasse kann die Daten nur im eigenen Datenträger speichern. Werden Kassensysteme mit dem PC verbunden, müssen die Betriebssysteme miteinander kompatibel sein. Ein Nachteil ist es, wenn Artikel noch manuell eingetippt werden müssen, was bei einem großen Kundenaufkommen zu einer Fehlerquote führen kann. Ein weiterer großer Nachteil ist es, dass auch diese PC-Kassen nicht den Anforderungen des Finanzamts genügen, da sie elektronisch manipuliert werden können.
Handelsspezifische POS (Point of Sale) Kassensysteme
Diese handelsspezifischen POS Kassensysteme sind so konzipiert, dass sie auf verschiedene Branchen zugeschnitten sind. Sie lassen sich über die Hardware nicht nur mit Kassenterminals, sondern auch anderen elektronischen Endgeräten wie PC, Tablet oder Smartphone verbinden.
In diesen Fällen werden alle Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge in der Cloud gespeichert, von wo aus die Daten an das Finanzamt gesendet werden können. Solche Kassensysteme erlauben jederzeit ein Aufrüsten der vorhandenen Kassen um eine weitere Kasse, sodass auch mehrere Filialen damit vernetzt werden können.
Für die Geschäftsführung ist dies praktisch, da alle Umsätze oder anderen relevanten Zahlen zentral von einer Stelle aus abrufbar sind. Auch Sonderangebote, Preiserhöhungen oder Preisreduzierungen können zentral für alle Kassen von einer Stelle aus eingegeben und übertragen werden. Außerdem ist ein POS-Kassensystem Finanzamt konform.
iPad-Kassensysteme (ebenfalls POS)
Dieses System ist besonders innovativ und auch sicher. Mit dem iPad-Kassensystem lassen sich eCommerce, also Onlinegeschäfte, hervorragend verbinden. Aufgrund der fehlenden Kabelanschlüsse entfällt auch ein fester Platz für eine Installation, sodass das Kassensystem innerhalb des Ladengeschäfts flexibel mitgeführt werden kann.
Darauf können die Verkäufer dann unterschiedliche Daten und Informationen ablesen, um den Kunden zu informieren. Aber auch die Verkäufer selbst profitieren von dieser Möglichkeit, da sie jederzeit Zugang zu wichtigen internen Daten haben. Abends kann dann die Kasse sowohl im Laden (Tresor, Safe) verbleiben oder auch nach Hause mitgenommen werden.
Ein weiterer Vorteil ist es, dass dieses Kassensystem den Anforderungen des Finanzamtes genügt. Außerdem lassen sich diese Systeme leicht erweitern und funktionieren in der Regel störungsfrei. Dazu kommt, dass sie zur Bezahlung nicht nur alle gängigen Karten akzeptieren, sondern auch andere Zahlungsmethoden wie beispielsweise Apple Pay.
Scannerkassen
Scannerkassen sind besonderes gängige Kassensysteme. Dabei handelt es sich um Registrierkassen, die zwar eine manuelle Eingabe erlauben, die aber zusätzlich mit einem Barcodelesegerät ausgerüstet sind. Dadurch können die Artikel durch ein einfaches Auslesen des Barcodes in das Kassensystem übertragen werden.
Alle wichtigen Informationen wie Artikelbezeichnung oder Steuersatz werden damit übertragen und anschließend auf dem Kassenbon ausgedruckt. Auch die Übertragung anderer Daten (wie das Gewicht von Lebensmitteln oder Zusatztexte) sind möglich.
In Baumärkten oder überall dort, wo schwere Gegenstände nicht über ein Kassenband transportiert und über den Kassenscanner ausgelesen werden können, gibt es Handscanner, die mit der Kasse verbunden sind. Dabei handelt es sich dann um eine besonders praktische Option für diese Branchen.
Wichtig für Kassensysteme im Einzelhandel
Alle digitalen Kassensystem können auch mit Warenwirtschaftssystemen verbunden werden. Diese erlauben beispielsweise die Prüfung von Lagerbeständen oder die zentrale Änderung von Preisen. Die gesamte Steuerung der Warenwirtschaft (Nachbestellungen disponieren etc.) ist für den Einzelhandel sehr wichtig. Daher sind alle Kassenlösungen, die dies berücksichtigen, für den Einzelhandel besser geeignet als einfacher Lösungen wie die Offene Ladenkasse oder die elektronische Registrierkasse, die darüber hinaus nicht einmal den Anforderungen des Finanzamts genügen.