Viele Betriebe arbeiten noch etwas umständlich mit älteren Kassensystemen, die jetzt aufgrund der neuen Rechtslage innerhalb der Schonfrist dringend umgerüstet werden müssen, um allen rechtlichen Sicherheitsanforderungen zu entsprechen. Nur damit kann die Möglichkeit der Manipulation und Steuerhinterziehung ausgeschlossen werden.
Hier steht die Verwendung der offenen Ladenkasse oder Bargeldkassette weit hinter allen anderen Lösungen zurück. Doch wo liegen die Vorteile der immer besser werdenden modernen technischen Kassenvarianten gegenüber der leicht zu bedienenden historischen Ladenkasse? Hier geht es schließlich um mehr als um die reine gesetzliche Pflicht, die bei Kassen zum Tragen kommt und die Sicherheit erhöhen soll.
Optimale Einhaltung aller Kassenvorschriften
Unabhängig von persönlichen Vorlieben, Platzverhältnissen oder leichter Handhabung verschiedener Systeme müssen alle Kassen die strengen rechtlichen Kassenvorschriften erfüllen. Dazu gehört vor allem die Einhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD).
Darin ist festgelegt, dass alle Geschäftsvorfälle richtig, geordnet, vollständig, zeitgerecht, nachvollziehbar und unverfälscht dargestellt und aufbewahrt werden müssen. Bei elektronischen Kassen, PC-Kassen oder IPad-Kassen lassen sich diese Vorschriften einfacher erfüllen.
Eine weitere Anforderung stellt dabei die Technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) für elektronische Kassen dar. Diese Maßnahmen lassen sich bei einfachen, alten Kassen häufig nicht nachrüsten. Daher ist ein Einzelhändler oder Gastronom mit einem modernen Kassensystem von Anfang an auf der sicheren Seite.
Ein solches System ist in der Lage, alle Transaktionen korrekt, übersichtlich und transparent darzustellen und ist daher nicht nur intern eine große Hilfe, sondern vereinfacht auch eine Prüfung durch das Finanzamt erheblich.
Vorteile für Mitarbeiter und Kunden
Auf Kunden wirken moderne Kassensysteme optisch ansprechender und zuverlässiger als alte Kassen. Zudem lassen sich die platzsparenden kleineren Terminals oder Tablet-Kassen viel besser in den kleinen Geschäften integrieren.
Gerade dort, wo mit Tablets gearbeitet wird, können Verkäufer die Kunden auch gleichzeitig besser und flexibler beraten, da sie sich im Laden frei bewegen können. So lässt sich mit modernen Kassensystemen sogar die Kundenzufriedenheit steigern. Das ist insbesondere auch der Fall, da der Kassiervorgang bei modernen Kassensystemen deutlich beschleunigt ist und somit die Kunden schneller abgefertigt werden können. Wartezeiten sind für die Kunden schließlich ein Ärgernis, sodass es immer positiv bemerkt wird, wenn solche Zeiten nicht auftreten.
Schnellere Prozesse bei der Bedienung sparen den Mitarbeitern ebenfalls Zeit, die sie für andere dringende Aufgaben verwenden können. Außerdem ist eine einfachere und prozesssichere Erfassung der Zahlungsvorgänge effizienter und sicherer. Den Mitarbeitern unterlaufen weniger Fehler und das schnelle Erlernen der Kassenfunktionen bringt mehr Spaß bei der Arbeit und ein sicheres Gefühl.
So können auch neue Mitarbeiter besser eingelernt werden und aufgrund der modernen Bedienung stellen sich bald Erfolgserlebnisse ein, die die Motivation fördern. Gerade jüngere Menschen können sich besonders schnell mit den Kassensystemen mit Touchscreens oder auch Tablet-Kassen anfreunden, da sie mit Internet, Smartphones und Tablets aufgewachsen sind.
Bessere Übersicht bringt Vorteile für Finanzen und Betriebsabläufe
Aufgrund der übersichtlichen und nachvollziehbaren Datenspeicherung der Kassen, sind die Vorgänge nicht nur an der Kasse deutlich besser überschaubar. Auch angeschlossene Abteilungen wie die Buchhaltung profitieren vom besseren Überblick, der durch die geordneten Daten entsteht. Dadurch lassen sich auch elektronische Tagesabschlüsse und digitale Kassenbücher besser verwalten. Für die Inhaber sind die Daten schneller überblickbar und geben jederzeit einen Einblick in die Finanzlage.
Integrierte Warenwirtschaftssysteme vereinfachen die Produktverwaltung
Ein sehr großer Vorteil des modernen Kassensystems ist die Integration von Warenwirtschaftssystemen. Damit lassen sich die einzelnen Warengruppen besser verwalten und das Sortiment optimal pflegen.
Durch die stets aktuellen Zahlen, die in Echtzeit mit den Verkäufen abgeglichen werden, lassen sich die Lagerbestände genau im Blick behalten und somit die Nachbestellungen ideal anpassen.
Aufgrund der Möglichkeit, verschiedene Berichte zu den verkauften Produkten zu erstellen, lässt sich leicht analysieren, welche Produkte sich am besten verkaufen und welche nicht nachgefragt oder häufig zurückgegeben werden. Dadurch können die Geschäfte ihr Sortiment wirtschaftlicher gestalten und nur beliebte, wenig oder gar nicht reklamierte Produkte bevorzugen, während Ladenhüter ausgesondert werden.
Weitere Auswertungsmöglichkeiten helfen in unterschiedlichen Unternehmensbereichen
Die möglichen Analysen beziehen sich nicht nur auf das Sortiment. Durch die Auswertung der Verkäufe lassen sich auch verkaufsstarke Tage oder in der Gastronomie die Tischumsätze gut vergleichen und an die Personalplanung anpassen. Dadurch lassen sich auch Schwankungen erkennen, die saisonale oder feiertagsbedingte Umsatzerhöhungen und -einbußen erkennen lassen. Daraus ergeben sich für die Kalkulation und Personalplanung weitere wichtige Kennzahlen, beispielsweise auch Rückschlüsse auf die Wareneinsatzquote.
Bündelung verschiedener Verkaufskanäle
Aufgrund der modernen digitalen Möglichkeiten besitzen viele Unternehmen zeitgleich mit dem Ladengeschäft noch einen oder sogar mehrere Onlineshops. Mit einem modernen Kassensystem lassen sich alle vorhandenen Verkaufskanäle ganz einfach verknüpfen und über ein einziges System abwickeln und verwalten.
Dadurch ist es noch leichter, Auswertungen und Analysen für den gesamten Betrieb zentral einzusehen und zu verwalten und selbstverständlich Schwachstellen zu optimieren. Auch könnten unrentable Standorte oder Onlineshops, die länger keine Gewinne mehr abwerfen, geschlossen werden.
Mehr Sicherheit und weniger Kosten
Wer auf die Nutzung digitaler Geräte setzt, kann dazu sogar eigene Tablets oder Smartphones nutzen und dadurch die Kosten senken. Dies wird nicht in allen Geschäften der Fall sein, doch in kleinen Geschäften, wo dies möglich ist, macht es durchaus Sinn.
Damit entfällt eine teure Wartung vor Ort, die bei stationären Terminals notwendig ist. Doch gibt es auch erschwingliche moderne Terminals, die weniger wartungsintensiv sind. Die Art des Systems hängt im Einzelfall von den Bedürfnissen der Besitzer und der Standorte ab.
Zur Sicherheit ist zu sagen, dass die rechtlichen Vorschriften beim Einsatz digitaler Geräte durch die permanente Einspielung der neusten Updates immer eingehalten werden. Zudem können Tablets abends mit nach Hause genommen und dort sicher verwahrt werden. Somit ist ein Zugriff durch Unbefugte bei einem Einbruch in den Laden nicht möglich.
Moderne Kassensysteme sind die Zukunft
Die Welt wird digital, nicht nur in den Büros, sondern ganz klar auch im Handel. Daher ist die Investition in ein modernes Kassensystem zukunftssicher. Darüber hinaus sind die Geräte auch flexibel durch viele Zusatzfunktionen, die auf die Bedürfnisse der einzelnen Branchen abgestimmt sind.
Gute Beispiele sind die Gastronomie, die ein Tischverwaltungs- und Tischreservierungssystem perfekt nutzen kann. Zudem sind hier die flexiblen Kassensysteme gerade in großen Gaststätten oder auch beim Außenbetrieb (Biergarten, Eiscafé, Festzelt) beinahe unverzichtbar. Auch wegen der vielen integrierten Mobile Payment-Möglichkeiten.
Dazu kommen weitere Zusatzfunktionen und Kundenverwaltungsmöglichkeiten, die für alle Branchen hilfreich sind.