Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, denn es kommt ganz darauf an, welche Art von Kasse beziehungsweiße welche Kassensysteme für den jeweiligen Betrieb benötigt wird. Und die Kosten für elektronische Registrierkassen mit den vorgeschriebenen technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) unterscheiden sich ganz erheblich von einfachen Kassen oder modernen Tablet-Kassen.
Dazu kommt, dass einige Kassen auch gemietet werden können. Digitale Kassen werden über eine Software mit einem Abo bestückt, welches monatlich bezahlt werden muss. Zur Klärung der Kostenfrage müssen all diese Dinge berücksichtigt werden, daher können unsere nachfolgenden Erklärungen auch nur Anhaltspunkte bieten.
Welche Punkte sind vorab zu berücksichtigen?
Für den Preis spielen die folgenden Themen eine Rolle:
- Art der Kasse, die auch von der jeweiligen Branche bestimmt wird.
- Wie viele Kassen sind im Betrieb notwendig?
- Gewünschter Funktionsumfang.
- Wird zusätzliche kostenpflichtige Hard- oder Software nötig?
- Muss ein Offline-Betrieb gewährleistet werden können?
- Welche Zahlungsmöglichkeiten (Mobile Payments) sind vorgesehen?
- Gibt es dafür Finanzierungsmodelle, sodass Zins- oder Leasingkosten anfallen?
Hardware-Kosten
Wer sich für ein vernetzbares Hardware-Kassensystem für ein Kleinunternehmen mit Cloudspeicher entscheidet, muss mit Kosten für Touchscreen, Kartenterminal, Kassenlade und Belegdrucker rechnen.
Bei einfachen Tablet-Lösungen reichen um die 1.000 bis 1.500 Euro dafür aus, bei PC-Touchscreens und komfortablen Kartenlesegeräten mit Belegdrucker können sich die Kosten jedoch schnell auf über 3.000 Euro summieren.
Zusatzausstattung
Dazu kommen optionale Ausstattungen wie Barcodescanner für den Handel oder Küchenbelegdrucker für die Gastronomie. Auch die Offlinefähigkeit und andere Extras schlagen nochmals separat zu Buche.
Laufende Kosten
Obenauf kommen laufende Kosten für Software-Lizenzgebühren (Mietgebühren), Internetanschluss sowie Papierrollen für die Beleg- und Bondrucker.
Welche Kassenarten kommen infrage?
Um die Preise besser den verschiedenen Kassensystem zuordnen zu können, haben wir uns vier besonderes beliebte Kassenarten für Handel und Gastronomie herausgegriffen. Wir geben nachfolgend die reinen Anschaffungskosten für die günstigen Varianten an.
Einfache Registrierkassen
Die einfachen Registrierkassen haben so gut wie ausgedient, da sich die meistens nicht mit den notwendigen technischen Sicherheitseinrichtungen aufrüsten lassen. Sie sind die einfachste Kassenvariante und häufig in Kleinbetrieben noch im Einsatz. Hier gibt es bereits sehr erschwingliche Modelle im Bereich von 150 bis 500 Euro.
Digitale Registrierkassen
Die verbesserte digitale Registrierkasse ist sehr beliebt und die modernen Modelle davon entsprechen auch den notwendigen Sicherheitsanforderungen. Außerdem besitzen sie ebenfalls eine gute Software mit umfangreichen Funktionen. Dafür kosten sie allerdings auch ungefähr 500 bis 1.000 Euro – je nach Ausstattung.
Touchscreen-Kassen
Die Touchscreen-Kassen liegen auf der Beliebtheitsskala noch höher als die digitalen Registrierkassen. Sie lassen sich schnell und einfach bedienen und erlauben dadurch eine effiziente Arbeit – zur Freude der Mitarbeiter und Kunden. Sie bieten zudem noch mehr Funktionen als die digitalen Registrierkassen und liegen daher preislich etwas höher. Gute Touchscreen-Geräte gibt es für ungefähr 800 bis 1.500 Euro.
Tablet-Kassen
Beliebt sind iPad Kassen oder Tablet Kassen, die App-gestützt arbeiten. Hierfür können die Unternehmer leicht auf eigene, vorhandene Tablets oder Smartphones ausweichen und dabei mit der passenden branchenspezifischen Software arbeiten.
Aber es ist ebenfalls möglich, diese Geräte extra anzuschaffen oder sie in Verbindung mit der Software und dem Kundenservice vom Anbieter zu mieten. Hier gibt es die App und den Service bereits für günstige 20 bis 50 Euro im Monat.
Dabei ist zu beachten, dass die Kosten der gängigen Betriebssysteme sich ziemlich unterscheiden. Für ein iPad werden rund 400-600 Euro fällig, für eine Android-Lösung ist die Preisspanne breiter gefächert und beginnt schon bei rund 100 bis hin zu 750 Euro. Für exquisite Geräte besteht natürlich nach oben hin kein Limit.
Bei dieser Lösung ist übrigens zu berücksichtigen, dass diese Tablets nicht von selbst stehen können wie die PC-Lösungen. Sie benötigen also zusätzlich noch einen Tablet-Ständer für eine ergonomische Bedienposition sowie zur Diebstahlsicherung. Dafür werden ungefähr 70 bis 280 Euro fällig.
Zusatzbedarf
Neben der einen Anschaffung eines Terminals oder einer Hard- und Software sind noch weitere Geräte nötig. Diese runden das Terminal an sich ab und ermöglichen die reibungslose Arbeit an der Kasse.
Bondrucker
Dabei darf der notwendige Bondrucker nicht außer Acht gelassen werden. Denn aktuell gilt nicht nur eine Bonpflicht, sondern auf Wunsch müssen auch passende Belege für das Finanzamt erstellt werden können. Besonders relevant ist dies in der Gastronomie bei Geschäftsessen. Für einen solchen Drucker sind Kosten zwischen 50 und 300 Euro einzukalkulieren. Ein passender Ständer für das Belegterminal kostet zwischen 20 und 200 Euro, die Papierrollen für den Belegdruck liegen bei rund 10 Euro für 20 Stück.
Kundenseitige Bildschirmanzeige
Damit nicht nur der Kassierer alle Preise im Überblick hat, sondern auch der Kunde eine übersichtliche Anzeige sehen kann, gibt es die Möglichkeit, hier ein spezielles Display oder wenigstens ein Standard-Tablet einzusetzen. Den Kunden freut es, aber die Anschaffung kostet ungefähr 250 Euro zusätzlich.
Barcodescanner
Barcodescanner für Barcodes und QR-Codes für den Einzelhandel kosten rund 35 bis 90 Euro. Aufwendigere Geräte für Supermärkte oder Logistikunternehmen können bis zu 2.000 Euro und mehr kosten.
Kartenterminals/Kartenlesegeräte
Hier sind mindestens drei Varianten möglich:
- Kartenterminals über App: rund 60 bis 80 Euro
- Unabhängige Kartenlesegeräte: rund 100 bis 130 Euro
- Terminals mit Belegdrucker: 250 bis 750 Euro
Sind PC-Lösungen ohne Touchscreen sinnvoll?
Auch die Anschaffung eines PCs ohne Touchscreen, aber mit Barcodescanner, Maus und Tastatur ist grundsätzlich möglich. Diese Varianten gibt es schon in günstigen Versionen ab 250 Euro (Windows-Lösungen) oder als iMac/MacBook um die 1.200 Euro.
Der entscheidende Nachteil sind hier nicht unbedingt die Kosten, aber die Schnelligkeit. Denn mit einem reinen PC laufen die Kassentransaktionen etwas schwerfälliger ab. Sie sind eher für die Abschlussarbeiten wie Tagesabschlussberichte oder andere geschäftliche Tätigkeiten geeignet.
Alternative: Komplettlösungen im Paket
Manchmal ist es günstiger, sich für ein attraktives Einzelhandelspaket (iPad-System mit Tablet-Ständer und Kassenlade) zu entscheiden, bei dem auch Barcodescanner und Belegdrucker enthalten sind. Diese gibt es für rund 1.700 Euro. Entsprechend optimal zusammengestellte Sets für die Gastronomie sind teurer und kosten bis zu 2.400 Euro pro Kasse.
Auch Softwareangebote in Verbindung mit Abos und Gratisgeräten als flexible Mietvariante sind häufig interessant, besonders dann, wenn die Geschäftstätigkeit nur saisonal ist oder vielleicht einen Testlauf darstellen soll, bis Sie sich für eine endgültige Lösung entschieden haben.
FAZIT
Die dargestellten Anhaltspunkte sind nur eine Momentaufnahme, da die Hersteller stets bemüht sind, neue attraktive Geräte oder Sonderangebote auf den Markt zu bringen. Daher können auch die aufgeführten Preise lediglich einen groben Richtwert bieten.
Es sollte jedoch deutlich geworden sein, dass vor jeder Entscheidung viele Themen zu berücksichtigen sind und stets die Gerätekompatibilität, die Branchenanforderungen sowie alle notwendigen Zusatzgeräte und Folgekosten in die Kalkulation vor dem Kauf mit hinein gehören.