Viele Einzelhändler und Gastronomen mussten sich aktuell mit den geänderten gesetzlichen Vorschriften bezüglich der Kassensysteme beschäftigen. Daraus ergibt sich dann die Frage, ob eine Registrierkasse noch zeitgemäß ist und eine gute Lösung darstellt.
Denn die Kassensicherungsverordnung erhöht aus Sicherheitsgründen die technischen Anforderungen (TSE), um eine Manipulation auszuschließen und eine ordnungsgemäße Buchführung sicherzustellen. Dazu kommt die Eindämmung möglicher Steuerhinterziehung, wie sie bei den unsicheren Systemen einer Barkasse oder „Offenen Ladenkasse“ und sogar Registrierkassen möglich sind.
Dennoch dürfen Registrierkassen, die mit technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) versehen sind, auch weiterhin genutzt werden. Doch sind diese elektronisch aufgerüsteten Registrierkassen noch immer zeitgemäß? Oder sollten sie lieber durch ein PC-Kassensystem oder eine andere moderne Kassenvariante ersetzt werden?
Wo werden die Registrierkassen bisher noch eingesetzt?
Gerade im kleinen Einzelhandel oder in der Gastronomie sind die Registrierkassen noch gerne gesehen und beliebt. Dabei sind die Anforderungen jedoch unterschiedlich. Denn je nach Branche müssen die Kassen unterschiedliche Anforderungen erfüllen, die beachtet werden sollten, um zukünftige Schwierigkeiten zu vermeiden.
Gastronomie
Hier können die Registrierkassen die Aufenthaltsdauer des Gastes berücksichtigen und außerdem neben den Bestellungen, die in die Küche kommen, auch Bewirtungsbelege für Geschäftsleute drucken.
Komplexere Kassensysteme haben darüber hinaus viele interessante und hilfreiche Zusatzfunktionen. Beispielsweise um Gastronomie-Gutscheine oder sogar Stammkunden (beim Lieferservice) zu verwalten. Dazu gibt es passende Anbindungen, um bargeldlose Zahlungen abzuwickeln oder sogar mobile Bestellterminals zu verknüpfen.
Einzelhandel
Solche Funktionen wie in der Gastronomie sind im Einzelhandel allerdings nicht notwendig, da die Kassensysteme im Normalfall weniger komplex ausfallen müssen.
Hier ist es stattdessen wichtig, dass die Kasse alle Einnahmen nach Steuersätzen getrennt bucht (für die korrekte Buchhaltung gegenüber dem Finanzamt). Schwierig ist es jedoch, mittels einer einfachen Registrierkasse Warenbestände zu verfolgen oder eine Inventur vorzubereiten. Denn solche Optionen gibt es nur in Verbindung mit einem Warenwirtschaftssystem.
Damit ausgerüstete Kassen sind ganz praktisch, um bei einem begrenzten Angebot die Kasse vorab zu programmieren, sodass später jeder Artikel über seine eigene Artikelnummer manuell erfasst oder aber über einen Scanner eingelesen werden kann. Hier muss der betreffende Händler allerdings einen hohen Verwaltungsaufwand betreiben und für sich überlegen, ob dieser Aufwand gerechtfertigt ist.
Gerade in Bäckereiketten sind darüber hinaus noch weitere Buchungsmöglichkeiten notwendig, um Kundenkarten zu bearbeiten oder Bestellungen und Retouren zu erfassen. Ein Friseur wiederum kann hier hinterlegen, welche Farbe die Kundin/der Kunde erhalten hat.
In kleinen Geschäften ist der Einsatz durchaus praktisch
Wenn also die Registrierkassen die branchenüblichen Vorgänge korrekt abbilden kann und eine korrekte Buchhaltung gewährleistest ist, sind die Registrierkassen durchaus sinnvoll für kleine Geschäfte und übersichtliche gastronomische Betriebe.
Wichtig ist, dass die Daten nicht manipuliert werden können und vor dem Zugriff Unbefugter geschützt werden können. Zudem müssen die Kassen vor Diebstahl geschützt sein. Dies ist jedoch einfach dadurch zu regeln, dass die Bargeldbestände abends aus der Kasse entfernt und sicher verwahrt werden.
Klassische Registrierkassen oder elektronische Registrierkassen?
Klassische Registrierkassen haben im Gegensatz zu den modernen elektronischen Registrierkassen keine besonderen Funktionen und sind auch nicht mit anderen Kassen, mobilen Endgeräten oder PCs vernetzt. Sie werden auch als Stand-Alone-Kassen bezeichnet. Sie sind heutzutage wenig funktional und nicht mehr effektiv – ganz davon abgesehen, dass sie nicht den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.
Moderne elektronische Registrierkassen sind häufig mit einem Touchscreen ausgestattet, besitzen aber in jedem Fall auch eine Tastatur und ein Display sowie eine Geldschublade. Außerdem sind sie mit einem elektronischen Speicher ausgerüstet, um täglich die notwendigen Kassenberichte und Journale zu drucken. Der elektronische Speicher muss GOBD-konform sein, also den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen.
Ein großer Nachteil ist die fehlende Warenwirtschaft
Ein großer Nachteil, der die elektronischen Registrierkassen trotz ausreichender Sicherheit und korrekter Buchführung hat, ist die fehlende Warenwirtschaft. Zwar lassen sich in der Kasse Warengruppen anlegen, doch eine ordentliche Warenwirtschaft ist häufig Fehlanzeige.
Hier bleibt nur die Chance, mit dem Hersteller zu prüfen, ob eine zusätzliche Vernetzung zu einem kompatiblen Warenwirtschaftssystem nachträglich hinzugefügt werden kann.
Ohne ein solches System können Verkäufe nicht mit dem Lagerbestand gegengebucht werden. Notwendige Zusatzbuchungen können Fehlerquellen beinhalten, denn sie müssen jedes Mal manuell getätigt werden. Dazu kommt, dass auch die Tagesabschlüsse in der Buchhaltung mehr Zeit kosten.
Ein modernes Kassensystem ist der Registrierkasse überlegen
Während kleine Betriebe vielleicht mit ihren elektronischen Registrierkassen zufrieden sind und gut arbeiten können, gibt es für größere Handelsunternehmen oder Industrieunternehmen weitreichende Nachteile, auf diese Weise zu arbeiten.
Nicht nur der fehlende Überblick über Warenzugänge und Abgänge, sowie notwendige Doppelbuchungen sind umständlich und zeitraubend, sondern auch andere Betriebsabläufe können nicht mit der Kasse verbunden werden. Dazu gehören:
- Kostenreduzierung durch effektives Arbeiten
- Optimierung von kritischen Abläufen
- Terminplanungen und Reservierungen (Gastronomie)
- Umfassende Kundenverwaltung
- Integriertes Marketing
- Kundenberatung durch hinterlegte Informationen oder sogar mobile Endgeräte
- Verbesserte Lagertransparenz und bessere Warendisposition, schnelle Inventurbuchung
- Schnittstelle zur Buchhaltung zum schnelleren Buchen von Tagesabschlüssen
- Schnittstelle zur Personalverwaltung oder Lohnbuchhaltung und für die Zeiterfassung
- Aussagekräftiges Controlling durch Analysemöglichkeiten, Umsatzübersicht und Deckungsbeitragsrechnungen
FAZIT: Der Einsatz ist im Einzelfall zwar möglich, aber zu aufwendig
Sofern die elektronischen Registrierkassen allen gesetzlichen Anforderungen und Sicherheitsvorschriften genügen, spricht nichts dagegen, sie in kleinen Betrieben einzusetzen. Allerdings haben sie einen sehr geringen Funktionsumfang und beanspruchen mehr Zeit bei notwendigen Doppelbuchungen.
Für eine effektive Arbeit sind sie daher gerade in größeren Betrieben nicht mehr zeitgemäß. Denn moderne Kassensysteme arbeiten durch ihre verschiedenen Schnittstellen zu anderen Abteilungen schneller und helfen, die Unternehmensabläufe zu optimieren und zu analysieren.
Sie vereinfachen vor allem Buchhaltung und Lagerhaltung und können aussagekräftige Analysen liefern, die dem Unternehmer jederzeit einen aktuellen Stand über seine Finanzen bieten. Zudem lassen sich diese Kassensysteme durch die Kundenverwaltung auch zu Marketingzwecken einsetzen.
Wer vor der Entscheidung steht, sich ein neues System anzuschaffen, sollte anstelle einer moderneren Registrierkasse daher lieber zu einem vernünftigen Kassensystem greifen. Hier gibt es passende Lösungen für jede Branche und jedes Budget.