Bei der Auswahl der Kassensysteme gibt es verschiedene Anforderungen, die erfüllt werden sollten. Natürlich muss nicht jede Branche über die jeweiligen Funktionen verfügen. Die einzelnen Grundanforderungen sollte man jedoch im Auge behalten und beim Kauf neuer Systeme auf jeden Fall berücksichtigen. Schließlich gibt es Kassensystem Arten, die für die individuellen Einsätze und die unterschiedlichen Bereiche einsetzbar sind.
Grundsätzlich sollte das Kassensystem gewisse Anforderungen erfüllen. Einige dieser Anforderungen sind gesetzlich vorgeschrieben, andere fallen eher in den Bereich „nice to have“. Eine Nichterfüllung dieser Anforderungen kann bereits zu Geldstrafen oder Bußgeldern führen. Ein Beispiel dafür ist, dass die Belege für den Tagesabschluss nicht mehr als Papierform aufbewahrt werden müssen. In den Jahren 2016 auf 2017 gab es sogar vermehrte Kontrollen in dem Bereich. Schließlich sollten ab dem Jahr 2017 neue Registrierkassen eingesetzt werden, die alle Anforderungen erfüllen sollten.
Einer der wichtigsten Anforderungen an die Registrierkassen ist, dass die vorgenommenen Buchungen insgesamt für einen Zeitraum von 10 Jahren gespeichert werden sollten. Die Daten müssen dabei von der Kasse selbst auslesbar und maschinell auswertbar sein. Hinzu kommt, dass eine Manipulationssicherheit gewährleistet werden muss. Alle weiteren nachvollziehbaren Veränderungen sollten ebenfalls von der Kasse angezeigt werden können.
Sollte man im eigenen Ladengeschäft nicht über eine Registrierkasse verfügen, die genau diesen Anforderungen entspricht, ist es wichtig, sich nach einer passenden Kassensystem Art umzusehen.
Welche gesetzlichen Bedingungen sind noch vorgeschrieben?
Nach GoBD gibt es einige Bedingungen, die ein Kassensystem derart erfüllen muss. Ladeninhaber, die sich nicht an diese Bedingungen oder eher gesagt Anforderungen halten, können eine Prüfung und Schätzung vom Finanzamt bekommen. Das Finanzamt darf dann die Umsätze des Geschäftes nach dem eigenen Ermessen einschätzen.
Einer der Bedingungen ist unter anderem die Erstellung eines Z-Bons. Die Kasse sollte nach dem täglichen Abschluss diesen Bon ausgeben und speichern. Danach wird sie einfach wieder auf 0 gesetzt. Wichtig bei diesem sogenannten Z-Bon ist, dass der Name des Unternehmens, Datum, Uhrzeit und auch die Bruttoeinnahmen des Tages darauf vermerkt sind. Eine fortlaufende Nummerierung des Bons ist genauso wichtig. Ebenso sollte das Kassensystem die Retouren, Stornierungen und auch Rabatte speichern und ausgeben können.
Genauso wichtig ist die Bereitstellung der spezifischen und auch unveränderbaren Daten. Eine maschinelle Auswertung bestimmter Daten ist sehr wichtig. Außerdem müssen diese gespeichert sein und unveränderbar. Bei computergeschützten Kassen muss man darauf achten, dass diese nicht manipuliert werden können. Nur das Finanzamt oder eher gesagt der Betriebsprüfer dürfen sich diese Daten einsehen. Daher wird ein flexibler Zugang benötigt, damit Betriebsprüfer und Mitarbeiter des Finanzamtes die Daten lesen können.
Gibt es technische Komponenten, mit denen eine Kasse ausgestattet sein sollte?
Die meisten neuartigen Kassensysteme sind mit verschiedenen technischen Komponenten versehen, die jedoch nicht direkt zu den Anforderungen gehören. Jedoch erleichtern sie einem die Arbeit im Geschäft und können die wichtigsten Bedingungen erfüllen.
Die Kassensysteme verfügen daher über zwei unterschiedliche Komponenten, zu denen die Hardware und die Software gehören. Dazu gehören jedoch nicht nur der PC oder das Tablet, sondern auch die Kassenschublade, dass passende Betriebssystem und der Drucker für die Kassenbons. All das sind wichtige Dinge, die bei dem eigenen Kassensystem nicht fehlen dürfen und zu den persönlichen Anforderungen gehören sollten.
Weitere Komponenten, die wichtig sind
Es gibt aber auch noch weitere Komponenten, die bei dem eigenen Kassensystem relevant sind. Dazu gehört beispielsweise eine korrekte Anzeige der eingescannten Geldbeträge, der Scanner selbst und auch die manuelle Bedienung für den Kassierer. Je nachdem, für welche Kassensystem Art man sich entscheidet, gibt es unterschiedliche Anforderungen, die von der GoBD vorgeschrieben sind oder von sich selbst gesetzt werden. Schließlich möchte man mit der eigenen Ladenkasse so viele Funktionen wie möglich nutzen, die einem beispielsweise auch die Arbeit der Buchhaltung erleichtern. Sollte es schließlich zu einer Betriebsprüfung kommen, ist es mit nur wenigen Handgriffen möglich, alle Nachweise aus dem Kassensystem liefern zu können.